Comment organiser un Webinaire en 6 points clés ?

Contraction de « web » et « séminaire », il s’agit d’une conférence en ligne à laquelle les internautes participent à distance.

Le webinaire, ou webinar en anglais, est un puissant outil d’inbound marketing. En effet, l’organisation d’un webinaire offre la possibilité aux entreprises de gagner en visibilité auprès de leur audience cible et de leur démontrer leur expertise.

C’est aussi un moyen efficace de recueillir des informations sur les inscrits, données indispensables pour mener des actions marketing personnalisées ultérieurement.

Cet outil est également utilisé en marketing RH pour attirer des candidats et fidéliser les collaborateurs.

Comment organiser un webinaire pour votre entreprise ?
Quel outil choisir ?
Comment intéresser les participants ?
Comment convertir les inscrits en clients ?

La réussite de l’organisation de votre conférence en ligne nécessite de suivre certaines étapes clés.

1- Choisir le format du webinaire

Le format du webinaire dépend à la fois :

de votre audience : prospects, clients, candidats, collaborateurs, influenceurs.
de vos objectifs : valoriser sa marque employeur, démontrer votre expertise, attirer des contacts qualifiés, promouvoir vos produits etc.

Vous allez choisir un format permettant de passer votre message et d’engager votre audience :

Nombre d’intervenants : conférencier unique, interview d’expert, un question/réponse où l’expert répond directement aux questions du public ou encore une table ronde avec plusieurs intervenants.
Nombre de participants espérés : serez-vous en petit comité ou visez-vous une large audience ?

Déterminer le format de votre webinaire est important, notamment pour sélectionner l’outil avec lequel vous allez le créer.

2-Choisir son outil pour un webinaire

Ensuite, vous devez choisir un outil digital pour mettre en place votre webinaire : plateforme de webinar gratuite ou solution premium payante ?

Pour bien choisir, vous devez définir vos besoins :

Allez-vous organiser des webinaires régulièrement ?
Quels sont les objectifs de votre présentation ?
Quelle est la taille de votre audience ?
Avez-vous besoin de fonctionnalités de marketing automation ou d’analyse ?

Du côté des outils gratuits, ou proposant une offre gratuite, pour créer un webinaire, vous trouvez principalement : Glowbl, Join.me, Skype, Google Hangout ou Youtube Live.

Cependant ces outils présentent des limites contraignantes pour un usage professionnel :

Nombre restreint de participants, pas d’enregistrement pour faire un replay, pas de fonctionnalité d’analyse ni de marketing automation ni de connexion avec vos autres outils notamment le CRM.

Ces outils peuvent être utilisés pour un webinaire en petit comité mais ils ne sont pas adaptés pour de grands évènements.

D’autres outils performants et complets proposent toutes ces fonctionnalités indispensables à la création d’un webinaire professionnel de qualité.
Nous pouvons notamment citer : Livestorm, LiveWebinar, GoToWebinar ou encore Webikeo.

Renseignez-vous sur leurs fonctionnalités et profitez d’essais gratuits quand ils sont proposés !

3- Webinaire : soigner et structurer son contenu

Choisir le sujet du webinaire

La première étape est de sélectionner un sujet susceptible d’attirer et d’intéresser vos participants.

Par exemple, si vous ciblez les professionnels RH, il peut être judicieux d’organiser un webinaire sur les mises à jour à réaliser en paie ou l’explication de la dernière réforme en date.

Pour trouver un sujet pertinent, vous pouvez notamment :

Analyser les pages de vos réseaux sociaux pour voir lesquelles sont les plus partagées et commentées,
Identifier vos pages de blog les plus vues,
Passer en revue les questions que vos clients se posent le plus (en messages privés, sur vos réseaux sociaux, sur vos blogs etc.),
Ou encore utiliser des outils comme Google Trend ou AnswerThePublic pour connaître les recherches du public sur vos thématiques.

Astuces pour garder l’attention des participants durant le webinaire

Pour intéresser les participants, soignez votre contenu et votre présentation autant sur le fond que sur la forme.

Le webinaire ne sera une véritable réussite que si vous conservez l’attention du public jusqu’à la fin.

A ce titre, il est utile de mesurer le nombre de personnes qui quittent votre webinaire au cours des 10 premières minutes.
En effet, si le taux d’attrition (ou taux de churn) dépasse 15%, c’est que votre conférence présente sans doute des défauts de qualité (présentation, son, contenu …). Ou alors, vous n’avez pas attiré la bonne audience !

Voici quelques bonnes pratiques pour intéresser vos participants et dynamiser la conférence :

Proposez un contenu centré sur les interrogations de votre audience et apportez-y des réponses,
Ne laissez pas trop de place à l’improvisation même si vous maîtrisez votre sujet,
Soignez la présentation sur la forme : une idée par slide, intégrer des éléments visuels, présenter des chiffres pertinents, raconter des anecdotes intéressantes, donner des exemples ;
Prévoyez une cession de questions/réponses : cet échange avec votre audience est essentiel pour rendre le séminaire plus interactif et moins formel. Il a généralement lieu après la conférence et est très apprécié des participants.
Ménagez de courts moments d’interactions durant le webinaire: vous pouvez poser des questions auxquelles les participants peuvent répondre dans le chat, un intervenant ou vous-même lisez quelques réponses. Vous avez la possibilité également de mettre en place des sondages.
Faites intervenir plusieurs participants: un expert pour l’interviewer, des clients satisfaits pour raconter leurs expériences, des partenaires pour proposer une expertise et des offres complémentaires etc.

Pour ne pas avoir de mauvaise surprise le jour J, vérifiez votre matériel en avance : testez votre logiciel de webinaire et assurez-vous de bien en maîtriser toutes les subtilités, ainsi que le matériel tels que le micro et la caméra.

Pour une bonne qualité de son, privilégiez du matériel professionnel.

4- Promouvoir le webinaire

La promotion de votre séminaire en ligne est aussi importante que l’évènement lui-même. Pour attirer une audience large et bien ciblée, soignez la stratégie de communication autour du webinaire :

Choix des canaux de promotion

Sélectionnez les canaux de promotion les plus pertinents pour votre webinaire. Pour cela, vous devez savoir comment atteindre votre cible. Quels sont les réseaux sociaux sur lesquels ils vous suivent ? Vaut-il mieux leur envoyer un mail (si vous avez leur adresse mail) ? Est-il plus intéressant de préparer une fenêtre pop-up sur votre site web pour les inciter à s’inscrire ?

Pensez à des outils de marketing de contenu et/ou de marketing d’influence : un article de blog annonçant le webinaire sur votre site web, l’annonce du webinaire dans votre newsletter, nouer un partenariat avec d’autres sites web ou influenceurs pour relayer l’information.

Utilisez des liens trackés ou demandez aux inscrits comment ils ont eu vent de votre webinaire afin d’identifier les canaux les plus performants.

Annonce du webinaire

L’annonce du lancement de votre webinaire doit intervenir environ un mois avant l’évènement. Vous pouvez ensuite relancer les invités par e-mail pour qu’ils s’inscrivent (par exemple avec un compte à rebours de l’évènement). Envoyez également deux ou trois mails de rappel aux inscrits avec les informations sur le webinaire, notamment la veille du Jour J.

L’idéal pour les relances mails est de mettre en place un système de marketing automation qui enverra automatiquement les relances aux invités et aux inscrits.

Parcours d’inscription à votre webinaire

Ce parcours doit être le plus simple possible pour inciter votre cible à s’inscrire . Une fois que les gens ont cliqué sur le lien d’inscription, ils doivent arriver sur une page d’inscription comprenant toutes les informations utiles et pertinentes.

Pour une page d’inscription à un webinaire efficace :

choisissez un titre impactant,
rédigez un résumé concis et accrocheur, intégrez un visuel,
présentez les intervenants,
intégrez un call to action (CTA) puis le formulaire d’inscription.

Au passage, vous pouvez profiter du formulaire d’inscription pour collecter des données sur vos futurs participants, à condition bien entendu d’indiquer la finalité de cette collecte (à des fins de marketing).

La plupart des plateformes de webinaires professionnelles permettent de configurer une page d’inscription.

5-Transformer vos participants en clients

Si ces personnes ont participé ou se sont inscrites, c’est qu’elles ont un intérêt pour le sujet présenté. Ainsi, il est probable que vous puissiez les convertir en clients soit directement à l’issue du webinaire (pour les contacts les plus chauds), soit par la suite en maintenant régulièrement le lien avec (pour les contacts plus froids).

Le webinaire est un espace extraordinaire pour récolter des informations sur les participants.

Voici quelques astuces pour collecter des informations utiles sur vos participants et améliorer votre taux de conversion :

Récolter les avis et les commentaires des participants pendant et après le webinaire (par exemple via le chat ou des sondages) ;
Qualifier les prospects les plus intéressés (les contacts les plus « chauds ») : observez leurs comportements durant le webinaire, les questions posées à l’écrit pendant la conférence puis durant les questions/réponses, identifiez les participants les plus actifs, le nombre d’interactions avant le webinaire (commentaires et partages de vos posts d’annonce de l’évènement) ;
Intégrez un call to action (CTA) à la fin la présentation pour inciter les participants à vous contacter en cas de question ;
Prenez le temps de remercier les participants pour leur temps et leur attention à la fin de votre intervention. Ne négligez pas les dernières minutes avant de quitter la conférence car celles-ci peuvent être déterminantes dans leur passage à l’action.

6- L’après webinaire : les bonnes pratiques

Après le webinaire, c’est encore le webinaire ! Le travail ne s’arrête pas là. En effet, voici quelques conseils à mettre en pratique pour optimiser les résultats de votre webinaire dans le temps.

Les performances de l’évènement: le taux d’inscription, le taux de participation, le taux d’engagement, le nombre de vues, le nombre de commentaires, ou encore le taux de conversion des participants … Comme pour toute action marketing, il est conseillé de mesurer ses performances pour améliorer le ROI. Le suivi de ces KPI vous permettra d’améliorer vos prochains webinaires !
Le replay du webinaire: c’est aussi pour cette raison qu’il est nécessaire d’utiliser une plateforme permettant l’enregistrement de vos conférences en ligne. La diffusion du replay permet d’augmenter de 20% le taux de visionnage du webinaire. Pour diffuser et promouvoir le replay, vous pouvez par exemple le rendre disponible sur votre site web en échange d’un formulaire d’inscription, le diffuser sur vos réseaux sociaux , le transmettre par e-mail aux inscrits qui n’ont pas participé au webinaire
Envoyez un mail aux participants suite à l’évènement : même si vous le leur avez déjà dit, n’hésitez pas à renvoyer un mail de remerciement aux participants. C’est l’occasion de garder le lien avec vos nouveaux contacts. Vous pouvez profiter de ce mail pour proposer le lien du replay, présenter des ressources en lien avec le webinaire, pousser subtilement votre offre commerciale. C’est aussi le bon moment pour demander un feedback qui vous aidera à vous améliorer. Ce mail est un outil de fidélisation de votre nouvelle audience.

Vous l’aurez compris : bien préparé, bien promu, bien organisé et bien exploité, le webinaire est un outil très efficace. Il s’intègre parfaitement dans une stratégie inbound marketing, et en est même l’un des piliers.