[SOFTWARE] Choisir son logiciel de paie : les critères de choix essentiels pour allier économie et conformité

Aujourd’hui, compte-tenu de la complexité de la paie, de la somme d’informations à saisir pour obtenir un bulletin de paie conforme, et de l’obligation de transmettre les déclarations sociales directement en ligne via la DSN, il est impossible de ne pas s’équiper d’un outil de gestion de la paie. Avant de choisir un logiciel de paie, ou en prévision d’en changer, il est nécessaire d’identifier le besoin et les attentes en la matière.

Quelle est la solution la plus en adéquation avec la taille de l’entreprise et la capacité des équipes à gérer la paie ? A l’heure actuelle, 80% des entreprises sont équipées d’un logiciel de paie, les entreprises optent volontiers pour une solution de paie qui simplifie et sécurise la collecte et le traitement des données par une automatisation des processus. Les principaux avantages d’un logiciel de paie doivent être de :

• Faire gagner du temps aux collaborateurs en charge de la paie par la mécanisation de  certaines tâches chronophages,
• Centraliser les données pour les rendre plus accessibles et mieux historisées,
• Fiabiliser les paies et les déclaratifs.

Afin d’atteindre ces objectifs, lors de votre benchmark des solutions du marché, vous devez prendre en compte plusieurs critères essentiels. 

Quels critères identifier pour bien choisir son logiciel de paie ?

Dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier les fonctionnalités attendues, le nombre d’utilisateurs, le nombre de fiches de paie à produire chaque mois, le volume de données à traiter, ainsi que le budget alloué.

Pour que le logiciel soit efficace, dans tous les cas, il devra répondre positivement aux 5 critères suivants :

1-La mise à jour régulière des informations légales et conventionnelles 

C’est sans doute l’un des points essentiels à vérifier lors du choix du logiciel. Il s’agit de s’assurer de la capacité de l’éditeur à anticiper l’intégration des évolutions légales afin de garantir une parfaite conformité de la paie. Une équipe d’experts en paie est chargée de la veille sociale et l’équipe technique, de l’évolution de l’outil. Faites également le point sur les conventions collectives prises en charge et sur leurs mises à jour dans le logiciel.

2- Les fonctionnalités du logiciel

L’application sélectionnée doit correspondre aux besoins identifiés. En matière de paie ils sont nombreux : gestion des déclarations, du prélèvement à la source, gestion de la mutuelle et de la prévoyance, des absences et congés, des avantages et des primes, des embauches et des départs, gestion des régimes spécifiques etc. Le logiciel retenu doit nécessairement proposer toutes les fonctions indispensables à une production de la paie conforme, même dans les cas de gestion les plus complexes.

3- Une solution simple d’utilisation

Pour éviter les erreurs de saisie, l’ergonomie de l’application et les workflows doivent être simples, intuitifs, et réduire au maximum le clic bouton. Outre conserver la bonne humeur des collaborateurs en charge de la paie, une interface ergonomique leur fera gagner du temps et leur permettra de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ou sur le cœur de métier de la société. Un gain de productivité non négligeable.

4- Un support accessible facilement à chaque instant

Avec toutes ces évolutions réglementaires, pas facile de s’y retrouver. Il est important de se faire confirmer qu’une assistance est prévue en cas de problème, qu’il s’agisse de question juridique, fonctionnelle ou technique. Une assistance au paramétrage, une formation au logiciel, ainsi qu’une base de documentation immédiatement accessible sera un plus non négligeable pour prendre confiance en l’outil et assurer une saisie de paie sans fausse note.

5- Protection et sécurisation des données

Les données de paie sont hautement confidentielles. Les divulguer, ne serait-ce que par accident, peut entrainer des sanctions. Aussi, un logiciel de paie doit impérativement assurer la confidentialité des informations des salariés. Cet impératif entraine une double nécessité. La première : protéger l’accès à l’outil lui-même et instaurer des périmètres de confidentialité pour que les utilisateurs n’aient accès qu’aux informations de leur périmètre de gestion. Mais aussi s’assurer de la sécurisation du stockage des données, notamment si la solution choisie est en mode Saas. Il s’agit de se renseigner sur la politique de sécurité et de confidentialité de l’éditeur.

Un logiciel SaaS ou avec licence ?

Un logiciel monoposte ou multiposte est installé sur un ou plusieurs ordinateurs, ou encore sur le réseau de l’entreprise. Non seulement il nécessite une installation locale mais il génère des coûts de licence. Son installation et sa maintenance sont plus lourdes que pour un logiciel en mode SaaS. De plus les protocoles de sécurité instaurés en SaaS ne sont pas appliqués lorsqu’il s’agit de logiciel installés physiquement sur des ordinateurs.

En mode SaaS, aucune installation du logiciel de paie n’est à réaliser sur les réseaux de l’entreprise. L’utilisateur se connecte directement en ligne. Le paiement du service s’effectue en fonction de son utilisation ou en s’abonnant. Certains éditeurs proposent des formules illimitées, sans frais cachés et sans engagement.

Les avantages du mode SaaS sont nombreux. Les applications étant mises à disposition via internet, elles sont accessibles depuis n’importe où et à chaque instant. Ceci permet également de libérer de l’espace de stockage, non négligeable compte-tenu du nombre de données nécessaires à l’établissement d’une paie. Les mises à jour sont effectuées automatiquement par l’éditeur, ce qui évite d’avoir à réaliser des mises en production régulières en interne.

Economiquement le mode SaaS est intéressant, notamment pour les TPE et PME. En effet, l’utilisation de la solution de paie en ligne ne nécessite pas d’investissement en matériel informatique, notamment pour l’achat du logiciel en lui-même. Par ailleurs, en terme de fiscalité Le logiciel de paie en mode SaaS constitue une charge immédiatement déductible du résultat de l’entreprise.

Un comparatif des différents logiciels de paie a été réalisée cette année pour vous permettre de faire plus facilement votre choix parmi toutes les solutions du marché et choisir la plus adaptée à votre entreprise.

Aurore